6 причин, чому ваші робочі зустрічі неефективні, та як це змінити

У книжці Патріка Ленсіоні «Смерть від нарад» є чудова фраза: «Я набагато більше любив би свою роботу, якби не треба було ходити на наради». Зізнайтеся: як часто ви й самі думали так само? Що не так із багатьма нарадами, розбираються експертки Lviv HR Solutions і радять, як вдосконалити неефективні зустрічі, щоб повернути любов до своєї роботи.

З нашого досвіду спостережень і спілкування з колегами можна виокремити шість найбільш розповсюджених причин, чому робочі зустрічі бувають неефективними:

• відсутність підготовки до зустрічі (чого сидимо, кого чекаємо);
• не зрозуміло, чого зібралися, або всі зрозуміли мету по-різному (хто в ліс, хто по дрова);
• немає модератора та чітко розподілених ролей (де два українці, там три гетьмани);
• не зафіксовано результат зустрічі та план дій (товкли воду в ступі, водили козу та й домовились домовлятися);
• брак уваги до потреб і поваги до часу учасників (час — це гроші);
• розфокусованість учасників (за двома зайцями поженешся — жодного не спіймаєш).

Звісно, причин і контекстів неефективних зустрічей може бути більше, але розв’язавши принаймні 2-3 проблеми з цього списку, ви вже більше любитимете наради з колегами.

Читайте також: 20 правил ефективних робочих мітингів для айтівців і не тільки

Як вдосконалити неефективні зустрічі

Проблема: відсутність підготовки до зустрічі.

Рішення:

• чітко визначте мету зустрічі, і, можливо, вона стане повідомленням або дзвінком ще до свого старту;
• виберіть формат зустрічі, який допоможе втілити мету, і запросіть саме тих учасників, які сприятимуть її досягненню;
• додайте мету зустрічі та всі деталі в опис запрошення (включно з матеріалами, які варто переглянути завчасно).

Читайте також: Як підготуватися до виступу онлайн: tips and tricks від тренерки спікерів

Проблема: не зрозуміло, чого зібралися, або всі зрозуміли мету по-різному.

Рішення:

• повторно окресліть мету на старті зустрічі та переконайтеся, що вона релевантна учасникам;
• озвучте адженду й попросіть її доповнити та пріоритезувати питання, які точно треба розглянути за відведений час;
• дозвольте учасникам, які поспішають і не є обов’язковими на зустрічі, поділитися думками й залишити нараду, щоб залишилися ті, хто дійсно впливає на досягнення мети.

Проблема: немає модератора та чітко розподілених ролей.

Рішення: 

• нехай той, хто організовує зустріч, бере на себе роль модератора й відповідальність за досягнення мети та загальний хід подій, якщо інше не було обговорено;
• окресліть ролі учасників та синхронізуйте очікування (наприклад, якщо ви модеруєте, то попросіть когось із колег нотувати);
• якщо зустріч звертає не туди та втрачається нитка обговорення, візьміть ініціативу у свої руки й промодеруйте, якщо вам не імпонує те, що відбувається.

Читайте також: Вхід за лінком: 24 інструменти, щоб організувати онлайн-івент

Проблема: не зафіксовано результат зустрічі та план дій.

Рішення: 

• підбийте підсумки зустрічі, повторіть мету та фіналізуйте для всіх, чи обговорення мало результат;
• нотуйте обговорення, ключові завдання, терміни й відповідальних;
• надішліть фолоу ап зустрічі всім учасникам, додайте завдання до Jira, Notion чи інших таск-менеджерів.

Проблема: брак уваги до потреб і поваги до часу учасників.

Рішення: 

• завчасно попереджайте про запізнення; уточнюйте, чи готові учасники залишитися, якщо є потреба договорити; дозвольте відлучатися тим, хто поспішає, та обов’язково надішліть їм фолоу ап після зустрічі;
• якщо зустріч тривала, запропонуйте коротку перерву, особливо це важливо в онлайні;
• варто йти із зустрічі раніше, ніж вже стане незручно йти, і закінчувати зустрічі раніше, якщо ціль досягнуто.

Читайте також: Як провести ідеальну онлайн-презентацію

Проблема: розфокусованість учасників.

• на старті зустрічі проведіть короткий check in, щоб залучити всіх до обговорення, інакше сповіщення, думки про попередні зустрічі та ще багато іншого будуть вашими конкурентами за увагу колег;
• повертайте учасників до теми розмови, якщо бачите, що відходите від мети, але паркуйте важливі ідеї та думки, щоб не пропустити їх;
• транслюйте екран з нотатками, презентацією чи нотуйте на фліп чарті для того, щоб фокусувати увагу учасників в одному напрямі.

Не менш важливим є зворотний зв’язок щодо проведених зустрічей. Не соромтеся ділитися фідбеком про зустрічі з колегами та просити їх давати фідбек вам, адже «для стосунків потрібні двоє», як пише Володимир Станчишин. Відповідальність за ефективність зустрічі несуть і ті, хто її організовує, і ті, хто долучається.

Читайте також

5 етапів фасилітації, або Як проводити ефективні наради

30 правил віддаленої роботи для команд, лідерів та початківців

Гайд із performance review: як підготуватися спеціалістам і менеджерам