Як побудувати робочий процес у команді в умовах війни

Українські підприємці наразі мають більше викликів та запитань, ніж будь-коли раніше. Війна дійсно перевернула наші життя. Та ті, хто вирішив продовжувати діяльність, роблять великий крок до перемоги. Адже так підтримують економіку держави, забезпечують робочі місця для своїх команд, можуть допомагати армії та тим, хто цього потребує. А про те, як організувати робочий процес в умовах війни, підтримати та втримати команду, розповідає HR-менеджерка Finmap Марія Сігова.

Що робити керівникові, коли більшість з команди налякані, демотивовані або просто поки не розуміють, як налаштуватися на робочий процес, навіть знаходячись у безпечному місці?

Перш за все — НЕ намагайтесь когось підбадьорювати. 

Якщо раніше у керівника та HR-спеціаліста дійсно було завдання мотивувати команду та стимулювати продуктивність, то тепер дотримуватися такої ж стратегії буде помилкою. Кожен зараз переживає купу різних емоцій. І навішування позитиву, намагання вдавати, що нічого не змінилося, може тільки ще більше дестабілізувати ваших співробітників.

То як підтримати команду?

1. Зрозумійте становище кожного

Дізнайтеся (самостійно чи через керівників департаментів), як справи у кожного члена команди: як почувається людина емоційно та фізично, де знаходиться, яке в неї матеріальне становище. Наприклад, ми у Finmap зараз кожного тижня проводимо опитування, щоб з’ясувати настрій команди.

2. Надайте людям необхідну допомогу

Розробіть план, як ви можете допомогти команді з огляду на можливості вашого бізнесу. Наприклад:

• виплатити зарплату завчасно;
• допомогти з релокейтом (матеріально, фізично, інформаційно);
• надати позачергову відпустку або вихідні за необхідності;
• зробити спільний чат, де кожен може написати свій запит, щоб люди в команді могли допомагати один одному (наприклад, сконтактувати щодо спільного виїзду, допомогти з пошуком житла, ліків, потрібних речей, просто кидати мемчики для настрою тощо);
• зробити підбірку джерел важливої інформації: карти укриттів, підбірка посилань з пошуку житла, контакти волонтерів, офіційні джерела новин, реквізити для переказу допомоги, ваші контакти та контакти керівників департаментів для швидкої комунікації тощо; 
• підтримати морально, бо кожному цінно відчувати, що він/вона не залишилися наодинці зі своїми переживаннями та проблемами;
• показати, що ви відкриті до діалогу і до вас можна звертатися з питаннями та проханнями.

Пам’ятайте: якщо в людини не закриті базові потреби, вона не може продуктивно працювати. Тож перша задача керівника — допомогти кожному відчувати себе в безпеці, наскільки це можливо. 

3. Відновлюйте спілкування в команді

Ми всі зараз втратили багато звичних речей. Тож варто відбудовувати процеси, які були в команді раніше, щоб повернути хоч частину знайомої рутини. Це можуть бути:

• ранкові daily planning;
• спільні командні зустрічі;
• спринти;
• планові наради тощо.

4. Озвучте план

Прокомунікуйте, що компанія планує робити далі. Як будете працювати, чи зміниться напрям діяльності, що буде з зарплатами та робочими місцями, яким є план на найближчі місяці. 

Важливо комунікувати чесно і відкрито. Пояснювати, що відбувається з компанією, які є труднощі, які прогнози та перспективи. Це не тільки дасть відчуття визначеності, але й залучить команду до реалізації планів і генерації ідей, щоб спільними зусиллями допомогти бізнесу витримати ці часи.

5. Впровадьте неформальні зустрічі

Важливо створити безпечний простір, де кожен зможе поділитися емоціями, переживаннями, навіть поплакати за потреби.

Добре, якщо на таких зустрічах буде модератор (наприклад, керівник компанії, HR-спеціаліст, хтось з керівників департаментів). По-перше, так ви зможете відстежувати загальний настрій команди. По-друге — запобігати ситуаціям прояву агресії один до одного, адже кожен з нас по-різному реагує на ті чи інші висловлювання, події тощо. У Finmap ми кожного вечора збираємось в зумі, щоб поспілкуватися на вільні теми. Участь за бажанням, тож коли хочеться чимось поділитися або просто відчути командний дух — можна доєднатися.

6. Поверніть контекстні зустрічі

Наприклад, вивчення мов, читацький клуб, командні тренінги. Мета таких зустрічей — повертатися до звичайних процесів, відірватися від постійного моніторингу новин, перемикнути увагу з негативу на щось корисне. А регулярність таких зустрічей допоможе відчути, що в житті з’явилось щось стабільне та передбачуване.

Як зберегти команду

Що робити, якщо задач/проєктів/клієнтів стало менше, але ви не хочете прощатися ні з ким з команди? 

1. Будьте гнучкими і прокомунікуйте, що наразі всім треба пристосуватися до нових умов. Тож, можливо, комусь доведеться виконувати не зовсім звичні завдання.
2. Виокреміть завдання, які потребують вирішення зараз, та запропонуйте команді долучитися за можливістю. Наприклад, менеджер з продажів, якому зараз немає кому телефонувати, може взяти на себе написання текстів, завдання з дизайну, монтажу відео тощо. Так компанії не доведеться звертатися до фрилансерів, а менеджер збереже робоче місце. До того ж це вплине на настрій команди, адже люди побачать, що ви намагаєтеся зберегти кожного і всім знайти роботу.
3. Якщо термінових завдань для когось немає, завжди можна відкрити беклог (перелік завдань для команди). Там завжди багато ідей, які було б круто зробити, але зазвичай не вистачало часу. В першу чергу оберіть ідеї, які:
   • можуть бути корисними просто зараз;
   • допоможуть розпочати новий напрям;
   • можуть вплинути на стратегічний розвиток компанії.
4. Подумайте, як ви можете змінити напрям діяльності, якщо розумієте, що залишити все «як було» зовсім не виходить. Наприклад, якщо більшість ваших клієнтів були з України й тепер продажі впали майже до нуля, ви можете скласти план, як вийти на ринки інших країн. Під нові напрямки завжди знайдеться багато завдань для всієї команди.

Як прощатися зі співробітниками

Не завжди збереження команди без змін — гарна ідея. Іноді це може коштувати вам бізнесу. Тож що робити, якщо треба з кимось попрощатися?

Як вирішити, з ким саме ви припините співпрацю

1. Зробіть аудит діяльності компанії та розробіть план, як будете рухатися далі. Які напрями діяльності залишаться, що припините, а що нового розпочнете. 
2. Проаналізуйте, які спеціалісти вам обов’язково знадобляться, щоб рухатись далі. З урахуванням нових напрямків.
3. Подумайте, кого зараз не вистачає. Чи можете ви підготувати відповідних спеціалістів з тих, хто вже є в команді? Наприклад, простіше навчити вашого маркетолога працювати з новим ринком або новою аудиторією, ніж шукати іншого спеціаліста на це місце (витрачаючи час та гроші на рекрутинг).
4. Об’єктивно оцініть фінансовий стан компанії. Які доходи ви можете отримувати найближчим часом? Чи вистачає грошей на покриття витрат? 
5. Проаналізуйте ефективність спеціалістів за ключовими показниками їх діяльності (якщо це можливо). Також зберіть фідбек від HR та керівників департаментів щодо продуктивності, емоційної стабільності, залученості співробітників. І за цими показниками приймайте остаточні рішення.

Як екологічно попрощатися зі спеціалістом

1. Будьте чесними. Повідомте, чому ви прийняли рішення припинити робочі відносини. Круто, коли ви з початку дотримувалися чесної комунікації й команда знає, що відбувається у компанії. Тоді прощання стане меншим шоком, ніж коли ви весь час казали, що все добре, а потім почали звільняти співробітників.
2. Дайте людині час на пошук нової роботи, хоча б два тижні (згідно з законодавством).
3. Сплатіть все, що повинні на момент прощання.
4. Надайте співробітнику рекомендації, що допоможуть знайти нову роботу.
5. Якщо знаєте, хто наразі шукає відповідного спеціаліста, сконтактуйте співробітника з цією компанією.
6. За можливості, проконсультуйте з проходження співбесіди (це може зробити, наприклад, HR-менеджер).
7. У відкритому діалозі з’ясуйте, як ще ви можете допомогти співробітнику, та допоможіть за можливості. 

Як організувати роботу в умовах війни: загальні рекомендації

1. Передивіться пріоритети та проведіть аудит діяльності компанії, щоб скласти план дій в поточних умовах.
2. Відкрито розкажіть команді, як і над чим ви плануєте працювати найближчим часом, які прогнози маєте.
3. Адаптуйте звичні процеси діяльності під нову реальність, щоб у кожного була якась зрозуміла рутина та відчуття стабільності.
4. Підтримуйте неформальну комунікацію, щоб розуміти актуальний стан команди: хто і де знаходиться, в якому стані, чи потребує підтримки і допомоги.
5. Також повідомляйте, які процеси відбуваються у компанії та як кожен може допомогти. Це сприятиме об’єднанню команди навколо загальної мети, генерації ідеї та швидшому включенню в робочий процес.

Буду рада, якщо ці рекомендації стануть у пригоді керівникам компаній та моїм колегам HR-ам. Пропоную навзаєм ділитися вашим досвідом відновлення роботи через комьюніті, сторінки компанії та персональні акаунти в соцмережах. Це допоможе іншим підприємцям стабілізуватися, а значить, підвищить шанс зберегти бізнеси та скоріше відновити економіку країни.

Подобається Happy Monday?
Підтримайте нас, щоб ми могли створювати більше корисних матеріалів!

Від початку повномасштабної війни в Україні наша команда відмовилася від важливого джерела доходу — зараз ми публікуємо вакансії безкоштовно, щоб якомога більше українців змогли знайти роботу в цей надскладний час. Тому якщо вам цінно те, що ми робимо, — підтримайте нашу команду добровільним внеском, щоб ми й надалі могли допомагати українцям знаходити роботу та розвиватися навіть у найтемніші часи.

Читайте також

Де українцям шукати роботу під час війни: база ресурсів (оновлюється)

«Життя розділилось на “до” та “після”». Війна очима однієї ІТ-команди

Співбесіда під час війни: як балансувати між інтересами компанії та співчуттям