Три речі, яким не місце в робочому листуванні: поради фахівчині з кадрів

Джекі Куевас, адміністраторка відділу кадрів з Каліфорнії, розповіла, як уникнути розголошення особистої чи конфіденційної інформації через робочу пошту або месенджери.

Жінка працює у відділі кадрів некомерційної організації, а під час пандемії почала вести TikTok, де тепер ділиться кар’єрними порадами та тим, чого навчилася на своїй роботі. Зокрема, вона розповіла, якої інформації потрібно уникати в робочому листуванні. А згодом поділилася цією інформацією у колонці для видання Business Insider.

Чого не варто писати в робочих листах або чатах

1. Персональні дані

Не варто повідомляти в листі свої паспортні дані, номер банківської картки тощо. Експертка каже: ви не можете знати, де інші люди збережуть цю інформацію та як скористаються.

Втім, якщо все ж є потреба поділитися нею, Куевас радить оформити її у вигляді PDF-документа — перед тим переконавшись, що на пошті або іншій платформі, якою ви користуєтеся, увімкнена двофакторна автентифікація (наприклад, підтвердження про вхід за допомогою смс).

Проте таку чутливу інформацію все ж краще передавати персонально, каже експертка.

2. «Гучні» слова

Обережно використовуйте в листуванні такі слова, як «булінг», «знущання», «цькування», «обзивання» тощо, адже відділи кадрів уважно ставляться до цього — аж до можливих службових розслідувань.

Експертка згадує випадок, коли працівник поскаржився на те, що насправді вважав дрібницею, але проблема розрослася й ледь не призвела до звільнення іншої людини. Тож спершу подумайте, чи можна розв’язати питання, поговоривши з колегою або керівником особисто — чи все ж потрібно звернутися до відділу кадрів.

3. Особиста інформація

Ваша компанія може отримати доступ до вашої робочої електронної пошти, чату та повідомлень у Slack. Тому їх не варто використовувати з особистою метою. Наприклад, може статися, що керівнику чи колезі знадобиться ваша пошта, або отримати якісь документи, і вони побачать те, що їм не призначалося.

Це також стосується робочого календаря: пам’ятайте, що його бачать ваші колеги. Тож якщо ви хочете запланувати щось приватне — наприклад, запис на масаж — просто вкажіть, що в цю годину ви зайняті, не додаючи зайвих деталей.

Також будьте уважні при надсиланні листа, щоб не натиснути «Відповісти всім», коли повідомлення призначається лише одній людині. Навіть якщо ви його видалите в себе, воно все одно збережеться в інших отримувачів. Ба більше: багато компаній можуть зберігати видалені електронні листи протягом певного періоду в архівах або резервних копіях на своїх серверах.

Тож якщо ви не хочете чогось розголошувати, краще не виносьте це в онлайн-простір.