Дистанційна робота має чимало переваг. А недолік, власне, один — прогалини в комунікаціях. Але ж від злагодженої взаємодії часто залежить успіх компанії! Як налагодити спілкування з командою, якщо ви працюєте віддалено?
Правилами комунікації для віддалених співробітників з нами поділилися експерти шведсько-української компанії Beetroot , яка вже 6 років створює ефективні дистанційні команди для різних IT-проєктів в Україні та за кордоном. Фахівці з Beetroot розповіли, як уникнути найбільш поширених непорозумінь, працюючи віддалено.
1. Спробуйте познайомитися вживу
Зазвичай співробітники спілкуються щодня, діляться новинами за чаєм і ходять разом на обід. Це допомагає зблизитися і легше знаходити взаєморозуміння. Буде чудово, якщо на старті нового проєкту ви зможете зібратися разом і поспілкуватися. Проміжні зустрічі теж дуже допомагають підтримувати неформальний контакт.
2. Пишіть зрозумілою мовою
Деякі, ніде правди діти, спілкуються у робочому чаті приблизно так:
Щоб робоче спілкування було продуктивним, користуйтеся формулою «5W» — Who, What, When, Where, Why. Ваше повідомлення повинно містити відповіді на ці питання. Тоді непорозумінь не буде.
А для неформальної комунікації заведіть окремий канал. Наприклад, в Beetroot і в Нappy Мonday він називається #random. Тут можна базікати про все, що не пов’язане з роботою.
Ще дуже допомагає діловому спілкуванню документ з описом, хто в команді за що відповідає і як з цими людьми можна зв’язатися.
3. Більше розмовляйте!
Ця порада стосується саме ділових розмов — нарад, п’ятихвилинок, летючок і т.п. Це допомагає прояснити деталі і домогтися розуміння ситуації від усіх членів команди. Але трапляється і так, що традиція щотижневих або щоденних нарад є, а реальної потреби їх проводити так часто немає, і такі зустрічі дратують команду. Пам’ятайте — будь-яке обговорення повинно мати зрозумілу мету і чіткий план.
4. Емоції — важлива частина комунікації 🙂
Спілкуючись офлайн, ми лише 7% інформації доносимо за допомогою слів. Решта — це міміка, жести, пози, тон голосу. У випадку віддаленої роботи ваші колеги не можуть отримати все перераховане в повному обсязі. Але все ж можна хоча б частково компенсувати цю прогалину. Включайте в переписку все, що виражає емоції: смайлики, емоджі, GIF і т.п.
Тільки не пишіть так: «Який жах! Це кінець!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!” або «Нєа ……… не знаю … .. ?????????))))))». Спілкування має залишатися інформативним.
5. Дотримуйтесь сленгу
Спільна робота — спільний сленг: так ми краще розуміємо один одного, показуємо приналежність до однієї групи. Однак це тільки ваші жарти і скорочення. Не всі члени вашої команди, а тим більше клієнти вас зрозуміють. Не варто експериментувати.
Є безпрограшний спосіб перевірити ваше повідомлення на зрозумілість і простоту: уявіть, що говорите те саме своїм батькам 🙂
6. Продумайте план Б
Якщо у вас раптом відмовить техніка, як ви будете спілкуватися? Обрив зв’язку, скайп, що не працює — ви повинні бути готовими до всього. Наприклад, до такого: «Skype завис, йдемо в Hangouts!»
7. Вам все має бути зрозуміло
Це дуже важливо. Якщо ви щось не зрозуміли — не соромтеся просити колегу на іншому кінці дроту повторити те, що він сказав, чи говорити трохи повільніше. До речі, якщо раптом вас попросять про те саме — не варто ображатися 🙂
8. Правильно підсумовуйте
Після обговорення робочої завдання є спокуса підсумувати сказане простим питанням: «Чи все зрозуміло?» Це помилка. Уявіть, що наприкінці довгої розмови ви запитуєте у людини: «Ну як, вам все зрозуміло?» І працівник, який весь цей час дрімав на тому кінці дроту, впевнено відповідає: «Звісно!» . Хоча уявлення не має, про що йдеться.
У підсумку ваш колега робить купу зайвої роботи, перепитує, чекає вказівок — тобто витрачає свій і командний часовий ресурс.
Навіть якщо людина була уважною і дійсно впевнена, що все зрозуміла, одні і ті самі слова можна зрозуміти по-різному. Тому важливо в кінці розмови попросити всіх його учасників повторити, як вони зрозуміли свою частину роботи.
Читайте також
Віддалена робота: що це таке, навіщо і як?
Як почувати себе частиною команди, якщо ви працюєте віддалено?