Як запровадити зміни в компанії і не втратити в процесі команду

У будь-якій індустрії виживають максимально гнучкі компанії. В цьому році ми відчули це як ніколи. Одним довелося міняти модель роботи з переходом на віддаленку, іншим — випускати нову продукцію. Як ефективно і з меншими втратами провести зміни в компанії, розповідає Анастасія Хижняк, HR Generalist в Beetroot і авторка курсу «HR for Transformations» в Beetroot Academy.

Change management (управління змінами) — це інструменти та підходи, які допомагають проводити в компанії ефективні зміни. Від топменеджменту до рядових співробітників — потреба в змінах може виникнути на будь-якому рівні організації або одночасно на всіх. Завдання HR-фахівця — дізнатися і проаналізувати запити бізнесу та окремих команд. Деякі пропозиції опрацювати індивідуально, а схожі — взяти за основу для спільного плану дій.

На рівні компанії є три види змін:

• організаційні (коли змінюються наявні процеси роботи. Наприклад, вводяться обов’язкові щомісячні звіти або додатковий вид роботи);
• перехідні (коли компанія переходить від одного підходу до зовсім нового для себе. Наприклад, раніше недемократична команда впроваджує SCRUM або Agile);
• трансформаційні (коли організація змінюється глобально — від цілей і цінностей до корпоративної культури).

Change management об’єднує безліч підходів. Серед них немає єдиного правильного. Можна використовувати один або міксувати методи в залежності від команди та специфіки роботи. Ось найпоширеніші практики.

ADKAR

Це абревіатура від назви етапів, які проходить компанія або співробітники перед і в процесі змін.

• A — Awareness. Спочатку команда усвідомлює необхідність змін, розуміє, що якийсь процес в компанії не працює або протікає не так, як замислювався в стратегії розвитку.
• D — Desire. Розуміння проблеми виростає в щире бажання змінюватися. На цьому етапі важливо переконатися, що всі учасники команди згодні на це. З тими, хто сумнівається, проговорити побоювання і знайти максимально комфортне рішення.
• K — Knowledge. Шукаємо знання, які потрібні для запуску змін.
• A — Ability. Можливості провести зміну і втілити задумане в життя.
• R — Reinforcement. З’ясовуємо, що потрібно зробити, щоб зміна закріпилася в організації й продовжила ланцюжок позитивних трансформацій.

Анастасія Хижняк:
«Чим довше я співпрацюю з організаціями, тим більше розумію, що change management — це робота, зокрема, з індивідуальними переживаннями. У людей можуть з’явитися страхи або відчуття втрати під час корпоративних змін. Нехай спочатку вони й повністю підтримували ідею. У кожного своє сприйняття процесів і їх наслідків. Change management — робота з цими ментальними установками».

Модель змін Левіна

Beetroot
Київ , Україна

Beetroot

Шведсько-українська ІТ-компанія, яка створює команди розробників і дизайнерів для клієнтів по всьому світу.

К-сть фахівців: 600

Київ, Україна

Ми боїмося того, що не знаємо або не розуміємо. І це нормально, говорить американський психолог Курт Левін. Він пропонує командам методику «розморожування» — вибираєте конкретний час для обговорення, відкладаєте всі справи й дивитеся на свою діяльність збоку.

Мета брейншторму — знайти те, що працює погано, і варіанти, як це поліпшити, щоби досягти бажаного результату. Коли ясно, що змінювати — час діяти. Згодом «заморозьте» всі процеси та знову оцініть результат.

Анастасія Хижняк:
«Перевага цього підходу в тому, що є чітко виділений період для змін. Безліч регулярних змін для будь-якого складного організму — великий стрес, і для компанії також. В цьому ж випадку організація може підготуватися. Але для невідкладних змін це не варіант. Потрібно чекати певної дати й періодично «заморожувати / розморожувати» проєкт».

Модель 7S

(strategy-structure-systems-shared values-skills-style-staff)

Аналізуємо компанію за сімома параметрами: структура, стратегія, системи, навички, стиль, персонал і загальні цінності. Автори методики — аналітики міжнародної консалтингової компанії McKinsey & Company.

HR може опитати колег за допомогою eNPS (Employee Net Promoter Score) — методу перевірки залученості й задоволеності роботою. Його ще називають «індексом щастя» співробітників.

Дізнайтеся:

• наскільки ймовірним є те, що вони порадять послуги своєї компанії друзям і родичам;
• що треба покращити в організації;
• як компанія може підвищити оцінку своєї ефективності в майбутньому.

Кожна відповідь оцінюється за шкалою від 0 до 10 балів. Результати допомагають виявляти проблемні зони в компанії та приймати швидкі рішення. Методику активно використовують Apple, Amazon, Sony, Procter&Gamble, Philips, American Express.

Анастасія Хижняк:
«З позитивного в цій моделі — системний погляд на організацію. Ви бачите її цілком. Ідеально підходить для колективів до 50 осіб. Великі холдинги теж використовують такий аналіз, але в їхньому випадку потрібно більше часу і ресурсів. Тому компанії залучають зовнішніх консультантів, щоб не відривати співробітників від поточних завдань. Фахівці спостерігають за людьми, спілкуються з кожним і з їх слів готують спільний аналіз».

Модель змін Коттера

Професор Гарвардської школи бізнесу, експерт з управління змінами Джон Коттер радить створити ефект терміновості. Умовно кажучи: якщо зміна не відбудеться зараз — це кінець. Роль HR-фахівця — «запалити» співробітників, допомогти їм впоратися зі змінами. За допомогою, наприклад, таких кроків:

1. Розкажіть співробітникам, які перші видимі результати вони відчують. Поясніть переваги для всієї команди та окремих учасників.
2. Попрацюйте з запереченнями людей. Згода кожного — основа ефективних змін. Якщо нововведення зачіпають переживання, страхи й особистісні амбіції працівників, їм буде складніше погодитися. У гіршому випадку — вони заблокують зміни.
3. Розбивайте довгострокові цілі на більш досяжні. Адже за тривалих змін результат довго не відчувається. І команда може засумніватися, чи потрібно взагалі щось змінювати. А рухаючись від мети до мети, співробітники швидше отримають почуття успіху.
4. Налаштуйте систему заохочень. Поки звичка не сформована, є ризик повернутися до минулого сценарію роботи. Продумайте, як підтримувати поведінку працівників відповідно до нової стратегії та зафіксувати результат змін. Наприклад, запропонуйте поділитися позитивним досвідом роботи в нових умовах. За найцікавішу історію вручите подарунковий сертифікат.

Анастасія Хижняк:
«Коли проходять великі трансформації, люди часто переживають за свою роботу. Думають, що їх звільнять або зменшать зарплату. Ці побоювання треба якомога раніше виявити і внести більше ясності в процес трансформації. Якщо хтось боїться втратити роботу, він може не чекати цього і вже почати шукати нову. Не встигнете озирнутися, як кращі співробітники підуть, коли вони найбільше потрібні команді».

Як компанії запустити change management

Командам потрібен регулярний check-up. Навіть якщо нічого «не болить», наслідки неправильного менеджменту можуть проявитися пізніше в гострішій формі. Якщо бачите проблеми, які потенційно вимагатимуть змін, то:

1. З’ясуйте, чому і що хочете змінити. Причина «Та тому, що так інші роблять» під час кризи — не найкраща мотивація для колег. Люди й так пережили багато стресу: карантин, віддалена робота, практично закриті кордони і побутові обмеження. За таких умов зміни на роботі можуть не знайти позитивного відгуку.
2. Чесно оцініть стан компанії. Щоб стати кращими, потрібно зрозуміти, де є недоліки і чому. Визнання помилки — перший крок до змін.
3. Ставте реалістичні цілі. Короткострокове планування — те, що потрібно в наш нестабільний час. Враховуйте поточні ресурси — час, бюджет, навички співробітників. Якісь цілі можуть бути спочатку недосяжні через великі витрати. Якщо немає можливості найняти новий персонал, може, краще комусь із команди пройти додаткове навчання і допомогти зі змінами.

Анастасія Хижняк:
«HR грає важливу бізнес-роль — з’ясовує поточний стан співробітників і потенційні зони росту в роботі з ними. Потім доступно пояснює керівництву: поки проблеми не вирішать, компанія не прийде до поставлених цілей. У процесі трансформації HR допомагає вчасно зупинитися, тверезо оцінити виконану роботу, виявити труднощі і знайти оптимальні шляхи вирішення. У майбутньому з новими силами та ідеями команда швидше досягне успіху».

Читайте також

«Щоб вижити в кризу — трансформуйся». 6 правил від Андрія Буренка

Керівник на ремоуті: як бути ефективним лідером віддалених команд

Маски, гнучкість, два коти: як компанії облаштовують роботу в офісах після карантину