7 кроків успішної автоматизації HR-процесів

Рано чи пізно автоматизація HR-процесів відбудеться у всіх компаніях, стверджує Майк Притула, HR Ambassador PeopleForce і засновник Mike Pritula Talent Academy. У своїй статті експерт радить, яку систему вибрати для автоматизації та з чого починати.  

Сучасний світ тотальної цифровізації й мобільних пристроїв поставив HR в не дуже зручний шпагат. З одного боку співробітники, які звикли користуватися зручними додатками та всі свої життєві питання вирішувати через телефон. А з іншого — суворий бізнес, який поки не зовсім розуміє цінність автоматизації HR-процесів. Це той біль, про який постійно розповідають студенти моїх онлайн-вебінарів. 

Трохи простішим є життя у HR зі світу IT, де розуміння необхідності автоматизації, так би мовити, зашите в культуру і модель бізнесу. 

7 кроків автоматизації

Так чи інакше, а автоматизація HR-процесів чекає на всі компанії, як колись сталося з автоматизацією обліку (1С, SAP), роботи з клієнтами (CRM), завдань і проєктів (Jira, Trello, Asana), спілкування (Slack, MS Teams, Telegram). 

Я автоматизував HR-процеси у двох компаніях і двічі проходив повний шлях від збирання потреб до вибору провайдера рішень. А також найскладніший етап — навчання співробітників роботи з системами, щоб вони прижилися. І хочу поділитися 7 порадами, як пройти цей шлях найкраще.

Крок 1. Визнайте, що це неминуче

Всією компанією. Донесіть до кожного, що це прогрес і по-іншому в майбутньому не буде. Нагадайте їм, як Youtube замінив телевізор, додаток замінив банк, чат — дисковий телефон, Spotify — полицю з касетами. 

Крок 2. Шукайте одне рішення для всіх завдань

Коли я автоматизував HR, гідних систем, як PeopleForce, тоді не було. Мені доводилося брати набір з 3-5 різних рішень і потім синхронізувати їх одне з одним. Це незручно насамперед співробітникам, які повинні пам’ятати, куди заходити та що там робити. Я б рекомендував за допомогою безкоштовного пробного періоду протестувати систему  і переконатися самим: майбутнє — за універсальними системами. 

Крок 3. Вибирайте доступні локальні рішення

Звичайно, у світі є такі монстри як Workday, BambooHR, SageHR, які коштують $5-10 за людину і часто не мають інтерфейсу російською або українською мовами. Але навіщо вам ці рішення, якщо вже є локальні гравці з пропозиціями вартістю $1-3 за користувача на місяць, з потрібними мовами, локальною підтримкою і частими оновленнями? 

Крок 4. Оцінюйте гнучкість системи

Багато HRM-системи зроблені мультяшно красиво, з відмінною підбіркою іконок і кольорів. Але при цьому їм не вистачає швидкості, функціональності та гнучкості. Наприклад, одна з найбільш візуально красивих — HiBob — банально гальмує на топовому «маку» в браузері. Хоча «витребеньок» там багато. 

Вибирайте систему, яку можна налаштувати під ваші завдання і потреби. І чим більше налаштувань в ній буде, тим краще.

Крок 5. Починайте з OKR

Так, саме з нього. Хоча багато хто радить спочатку автоматизувати відпустки або рекрутинг, але це не так ефективно.

Так, систему автоматизації відпусток впровадити простіше і швидше. Так, люди будуть раді позбутися анкет і походу до відділу кадрів. Так, рекрутинг-система спростить взаємодію рекрутерів і менеджерів. Але бізнес ефект відчує не відразу.

А ось OKR — це одна з найбільш корисних систем управління компанією. І її впровадження дає найбільший ріст продуктивності бізнесу. Але без спеціального софту її запустити неможливо. 

Крок 6. Не змушуйте

Не всі співробітники в компаніях, де я впроваджував автоматизацію, відразу захотіли працювати в системі. Але ми й не змушували. А потім кількість активних користувачів сам по собі почала зростати. Спрацювали відгуки колег, а частина тих, хто продовжував опиратися, як виявилося, давно планували звільнитися, і в підсумку вони пішли. Тиск на них був би зайвим. 

Крок 7. Оцінюйте відданість розробника продукту, а не маркетингу

Деякі розробники систем настільки заграються в маркетинг, що починають забувати про продукт. Детально вивчіть кілька останніх оновлень, попросіть список планованих розробок, щоб розуміти, що на вас чекає. Зберіть рекомендації від чинних користувачів системи. 

Замість висновку процитую китайську мудрість: «Роби сьогодні те, що інші не хочуть, — завтра будеш жити так, як інші не можуть»

Читайте також

Не тільки оформити відпустку: 8 проблем, які може вирішити HR

Як HR-у будувати кар’єру за кордоном: досвід Олесі Кирильчук

Від паперових листівок до бізнес-партнерства: еволюція HR-процесів в EPAM