Як підвищити власну ефективність: 5 онлайн-інструментів для продуктивності

Через швидкий темп життя й роботи ми постійно розриваємось між різними справами, від чого страждає у першу чергу наша ефективність. Є й хороша новина: звичайний смартфон із викрадача часу може перетворитися на помічника і підвищити нашу продуктивність. 

Зібрали для вас п’ятірку онлайн-інструментів, які допоможуть сфокусуватися на задачах, правильно розподіляти час і планувати власне навантаження.  

1. Clockify

Щоб бути продуктивним, потрібно правильно розподіляти час. Clockify — це зручний тайм-трекер, який працює за методом Pomodoro — 25-хвилинні спринти чергуються з перервами по 5 хвилин. Кожні 4 спринти потрібно зробити велику перерву на півгодини. Втім, тривалість спринтів і перерв можна налаштувати під себе.  

Clockify нагадує, коли час відпочити, а коли — взятися до роботи, що дозволяє підтримувати ефективний темп, боротися з прокрастинацією і уникнути перевантаження. А ще, якщо даватимете спринтам назви завдань, точно знатимете, скільки часу витратили на ту чи іншу задачу. 

Clockify працює на різних операційних системах: macOS, Windows, Linux, iOS та Android, також є розширення для Google Chrome і Firefox. Сервіс інтегрується з Trello, Asana, Todoist і Google Calendar. 

Вартість: безкоштовно (безкоштовний акаунт має переважну більшість необхідних функцій і дозволяє необмеженій кількості користувачів працювати з необмеженою кількістю проєктів). Платні тарифи з розширеними можливостями стартують від 9.99$ на місяць.

Огляд можливостей Clockify:

2. Forest

У застосунку Forest зосередитись на роботі, навчанні, читанні чи відпочинку без «залипання» у смартфоні чи на guilty pleasure сайтах допоможе гейміфікація. Це працює так: ви вирощуєте «ліс продуктивності», де кущі —  це короткі завдання (10-20 хвилин), а дерева — тривалі (від 25 хвилин). Тобто Forest також працює за принципом техніки Pomodoro. 

Щоб виростити кущ або дерево, ви маєте не виходити з додатку на мобільному пристрої або не заходити з декстопа на заборонені сайти (які ви самі собі заборонили, наприклад — соцмережі чи YouTube). Щойно ви втратите фокус і відволічетесь — рослина помре. Натомість за виконані завдання ви отримуєте бали, а за 2500 балів можете посадити справжнє дерево – розробники Forest спонсорують висаджування дерев організацією Trees for the Future. Отже, можна не просто ставати продуктивнішим, а й допомагати природі прямо з робочого місця.

Вартість: безкоштовно (розширення для Google Chrome  з обмеженим функціоналом і застосунок з рекламою для Android). Мобільний застосунок для iOS коштує 1.99$.

Як працює мобільний застосунок Forest: 

3. Notion

Необхідність щоразу перемикатися на нову програму для роботи зменшує нашу концентрацію. Щоб підтримувати фокус, можна спробувати робити все в одному місці — писати тексти, ставити задачі, планувати день і підбивати бюджет. Таким універсальним робочим простором є Notion. Програма поєднує у собі функції написання тексту (як у Google Docs чи Evernote), планування проєктів і задач (як у Trello чи Asana), створення таблиць та бази даних.  

Сервіс працює у браузерах, також є застосунки для iOS та Android. Багато користувачів Notion зазначають, що можливостей настільки багато, що спочатку складно вирішити, як саме його використовувати. Зорієнтуватися допомагає зручний мінімалістичний дизайн та туторіали. 

Вартість: безкоштовно (необмежена кількість користувачів, але тільки 1000 безкоштовних блоків і можливість додавати файли лише до 5МВ). Платні тарифи з розширеними можливостями стартують від 4$ на місяць (за умови річної оплати)

Відеогайд для початку роботи у Notion:

4. Todoist

Todoist — це зручний інструмент для створення списків із завданнями. З допомогою застосунку можна організувати щоденну роботу —  розкласти по поличках плани і розподілити роботу в команді. У Todoist можна налаштувати щотижневе повторення завдання, а ще його можна використовувати не тільки для роботи, а й для планування домашніх справ чи відпочинку. 

Todoist працює у браузерах Chrome, Firefox і Safari, має застосунок для macOS, Windows, мобільну версію для iOS, Android і працює навіть на smart-годинниках. На сайті Todoist можна знайти багато шаблонів списків для різних типів завдань, а на офіційному YouTube-каналі — поради для початку роботи з сервісом. 

Вартість: безкоштовно (до 5 осіб і до 80 проєктів). Платні тарифи з розширеними можливостями стартують від 3$ на місяць (за умови річної оплати), є знижки для некомерційних організацій, студентів та освітян.

Основні принципи роботи в Todoist:

5. Evernote

Evernote — це онлайн-блокнот з розширеними функціями. Якщо ви любите все записувати, але вже заплутались у папірцях і планерах, то сервіс допоможе вести записи ефективніше. У Evernote можна створити власні теги для сортування і пошуку інформації, робити замітки, складати чек-листи, додавати посилання чи медіафайли. 

Evernote працює у браузерах, має застосунки для Windows, macOS, iOS та Android. Перевага Evernote — мінімалістичний інтерфейс. 

Вартість: безкоштовно (доступ з двох девайсів, ліміт на завантаження у 60МВ щомісяця). Платні тарифи з розширеними можливостями стартують від 65 грн на місяць.

Як створювати нотатки в Evernote:

Підвищення продуктивності не обмежується використанням діджитал-інструментів, адже це лише допоміжні засоби (хай дуже зручні й корисні). Шукайте, які методики продуктивності працюють для вас, тестуйте і налаштовуйте під себе сервіси, правильно плануйте свій час і не забувайте відпочивати.

Читайте також

4 правила планирования, которые помогут достичь своей цели

3 лайфхаки з управління часом від Анни Мазур

5 інструментів для проджект-менеджерів