Делегирование полномочий: как это делать правильно?

Необходимость поделиться своими обязанностями — признак профессионального роста. Вы получаете повышение, чтобы решать более глобальные задачи, зато часть своей рутины делегируете другим. Но иногда, вместо того, чтобы разделить свои обязанности, вы выполняете двойную работу. Разбираемся, как делегировать, чтобы не усложнять себе жизнь.

Как решиться на делегирование?

Казалось бы, никто не откажется немного разгрузить себя. Но доверить другому человеку задачи, за которые вы несете ответственность, бывает сложно. Как преодолеть этот психологический барьер?

Поймите, зачем это вам

Если вы любите свои обязанности, вам интересно их выполнять и на все хватает времени, возможно, и не стоит загружать других. Но делегирование необходимо, если:

• у вас не хватает времени на отдых или решение глобальных вопросов;
• подчиненным нужны более сложные задачи для развития;
• вы хотите впоследствии доверить управление одному из сотрудников.

Распишите для себя, почему вам нужно делегировать обязанности. Такой список поможет решиться.

Проанализируйте возможности сотрудников

Чтобы делегировать без страха, важно поверить в компетентность и мотивированность коллег. В этом поможет анализ каждого сотрудника. Так вы узнаете, кто уже сейчас готов выполнять часть ваших задач, а кого еще нужно доучить или мотивировать.

Расписать, кто на каком уровне находится, можно с помощью следующей таблицы.

Мотивированные и компетентные — это сотрудники, которым смело можно делегировать свои задачи прямо сейчас. С немотивированными и некомпетентными лучше вообще не работать. А для других нужно составить индивидуальные планы, где прописать, как увеличить их мотивацию или чему еще научить.

Также будет полезно составить перечень навыков каждого сотрудника, а также его сильных и слабых сторон, чтобы более грамотно распределить задачи.

Передавайте полномочия постепенно

Если вам трудно делегировать даже идеальном сотруднику, начните с небольших задач. Поручите что-то несрочное / менее важное и ни при каких обстоятельствах не вмешивайтесь в процесс, а в конце обязательно предоставьте коллеге обратную связь. Когда подчиненный справится с этим, вам будет легче доверить ему более масштабные проекты.

Как делегировать свои задачи?

Чтобы делегирование не стало причиной недоразумений, советуем пользоваться этими правилами.

1. Фиксируйте в письменном виде все инструкции, дедлайны и пожелания. Потому что устные замечания забываются и искажаются.
2. Как можно подробнее объясните задачу и желаемый результат, например распишите задачи по SMART-методике. Человек будет более мотивированным, если поймет, что и зачем делает.
3. Как определить, не будет ли задача слишком сложная или, наоборот, простая для другого? Обычно, если человек способен выполнить 70% задачи, он справится и с другими 30%.
4. Не вмешивайтесь в процесс выполнения работы. Пусть сотрудник почувствует полную ответственность. Ваша обязанность — дать понятное ТЗ и проверить результат. Подчиненный может пойти не тем путем, который вы себе представляли. И это нормально.
5. Будьте открыты для обсуждений и вопросов. Так, сначала это будет забирать у вас много времени, но впоследствии поможет сэкономить гораздо больше.
6. Обязательно анализируйте проделанную работу и давайте обратную связь.
7. Не переделывайте за другими. Если коллега не справился с первого раза, объясните его ошибки и дайте время на исправление. Не делайте за него, потому что тогда теряется вся польза от делегирования, и человек ничему не научится.

Когда и что следует делегировать?

Как делегировать так, чтобы не лишить себя действительно важных дел? Составьте список задач, которые вы выполняете за неделю, и распределите их одним из двух способов.

Матрица Эйзенхауэр

Это таблица с четырьмя категориями, куда следует вписать все свои дела.

 
Все важные задачи (как срочные, так и не очень) руководитель должен выполнять самостоятельно. Неважные и срочные следует делегировать. А несрочные и неважные можно или вообще вычеркнуть, или использовать для проверки сотрудника.

Закон Парето

Согласно закону Парето, в вашем списке всего 20% дел, от которых зависит 80% результата. Ваша задача — определить их и оставить себе. Как это сделать? Посчитайте, например, решение каких вопросов, приносит больше прибыли компании. Это могут быть встречи с важными клиентами или разработка стратегии развития.

И напоследок

Если вы боитесь, что ваши коллеги научатся выполнять вашу работу и заменят вас, то мы считаем, что последствия будут совсем другими. Делегируют обычно рутинные задачи. Если вы это сделаете, у вас появится больше времени для стратегических вопросов, и ваша ценность как сотрудника только вырастет.

Читайте также

5 советов для начинающего руководителя

Как получить свободу и автономность в работе?

Как понять, подойдет ли вам роль начальника?