Інструменти професії: з чим працює проєктний менеджер в IT

Продовжуємо розпитувати фахівців різних професій про те, які інструменти вони використовують у роботі та як планують своє навантаження. З чим працює проєктний менеджер в ІТ, розповідає Валентина Ляшенко — Project Manager у NIX.

За 8 років в IT я встигла спробувати себе в різних ролях і доменах: від навчальних платформ та e-commerce до проєктів у галузі healthcare. Сьогодні мої обов’язки проєктної менеджерки охоплюють комунікацію з клієнтом та командою розробки, збір вимог до продукту, планування проєктів та їх моніторинг.

Спектр завдань проєктного менеджера може бути різноманітним. Усе залежить від специфіки проєкту, замовника та розміру його компанії, ретроградного Меркурія та багатьох інших факторів. Відповідно різними будуть і інструменти, які фахівець використовує щодня. Серед них однозначно можна виділити must have — те, що допомагає швидше й ефективніше справлятися з великою кількістю обов’язків.

Інструменти для письмового спілкування

Ранок менеджера зазвичай починається з перевірки пошти та повідомлень у месенджерах.

Пошта

Із поштою все просто — вибір поштових сервісів здебільшого продиктований замовником чи IT-командою. Мій особистий фаворит — Gmail.

Із плюсів:

• дуже зручний інтерфейс, і за своїми можливостями він значно випереджає конкурентів (той самий MS Outlook);
• можна впорядковувати та групувати листи по теках;
• безпека в Google завжди була й залишається на висоті;
• зручний додаток для Android та iOS.

Із мінусів:

• обмеження обсягу пам’яті для зберігання листів — 15 Гб, які доводиться ділити з Google-диском.

Месенджери

Тут не обійтися без Slack, який вже практично став стандартом корпоративного використання. У ньому легко та зручно створювати групи, канали, здійснювати дзвінки без використання сторонніх сервісів, нагадувати учасникам про мітинги та створювати опитування.

Із плюсів:

• зручний та простий інтерфейс — не потрібні спеціальні знання та хороша англійська, щоб у всьому розібратися;
• є багато корисних інтеграцій з такими сервісами, як Github, продуктами Atlassian, Gmail та іншими;
• у Slack передбачено велику кількість ботів, які можуть допомогти автоматизувати деякі рутинні процеси — наприклад, Nikabot може дізнаватися поточний статус розробників і автоматично створювати звіти на основі їхніх репортів.

Із мінусів:

• у безкоштовній версії Slack є деякі обмеження, зокрема пошук за останніми 10 000 повідомлень, 10 інтеграцій та 5 Гб серверного місця на команду.

Останнім часом для швидкого обміну інформацією в рамках однієї групи розробників та IT-команди загалом усе активніше використовується Telegram.

Із плюсів:

• різні способи захистити свій обліковий запис — поставити пароль на відкриття листування, встановити таймер на видалення листування;
• є супергрупи до 5000 чоловік, боти й інші корисності для модерації спілкування;
• пересилання файлів будь-якого формату — RAR-архіви, таблиці в Excel, інструкції у PDF, MP3 та відео (обмеження за розміром файлів — до 1,5 Гб);
• синхронізація з пристроями — Telegram працює на iPhone, Android, Windows Phone, є зручні десктопна та мобільна версії програми, плюс можна заходити відразу з кількох пристроїв, а кількість одночасних сесій не обмежена;
• миттєва доставка повідомлень та файлів без глюків і зависань.

Із мінусів:

• не видаляються попередні аватарки;
• щоб мати два окремі облікові записи (особистий та робочий), потрібно зареєструвати їх окремо з різних телефонних номерів.

Інструменти для відеозв’язку

В IT-сфері особливо актуальний відеозв’язок. Навіть до пандемії COVID-19 та масового переходу на віддалену роботу комунікацію розподілених команд із різних країн забезпечували програми з підтримкою відеодзвінків. Найчастіше наші замовники знаходяться далеко, у нас різний менталітет, є мовний та культурний бар’єри. Відеозв’язок дозволяє встановити контакт і показати, що за аватарками — висококваліфіковані та грамотні спеціалісти.

Найчастіше для відеодзвінків я використовую Zoom та Webex. Думаю, із Zoom так чи інакше знайомі всі, тому поговоримо про Webex.

Із плюсів:

• є віртуальний помічник, який допоможе налаштувати звук, додати нотатку, увімкнути запис тощо;
• наявність інших корисних функцій — інтелектуальне шумозаглушення, перетворення мови на текст, автотитри, інтеграція зі Slack, календарями і навіть переклад на 10 мов у режимі реального часу.

Із мінусів:

• корпоративні версії платні, але є безкоштовна, яку можна використовувати для короткочасних зустрічей.

Інструменти для постановки й мониторингу завдань

Коли перевірку пошти та чатів у месенджерах завершено, саме час обговорити завдання з командою. За свою практику я працювала з різними трекерами (Asana, Trello, Click up), але найбільше мені подобається Jira.

Із плюсів:

• можливість вести Agile-проєкти, використовуючи Scrum та Kanban;
• наявність десктопної версії та мобільних додатків для iOS та Android;
• інтеграція з великою кількістю сервісів — Gitlab, Slack, Trello, MS teams, Gmail;
• зручний пошук та можливість кастомізації;
• моя любов — панелі завдань (dashboards), за допомогою яких можна конфігурувати та виводити інформацію за одним або декількома проєктами, відстежувати прогрес та основні віхи проєкту.

Із мінусів:

• високий поріг входження — необхідно витратити деякий час і прочитати не одну сторінку документації, щоб навчитися ефективно використовувати всі можливості цього таск-трекера;
• це платний інструмент, тарифи залежать від розміру команд — наприклад, компанії зі 100 осіб Jira коштуватиме $750 за місяць ($7,5 за одного користувача). 

Інструменти для роботи з проєктною документацією 

Ця тема заслуговує на окрему статтю, але я спробую описати найголовніше. Документацію потрібно десь створювати, зберігати та якимось чином ділитися нею з замовником та командою. Тут на допомогу приходять Confluence, Google Drive та Box. Ці сервіси доволі відомі, тож не буду докладно їх описувати.

Проєктним менеджерам часто необхідно доповнювати документацію схемами, діаграмами та мокапами. Тоді в хід ідуть такі сервіси, як Lucidchart, Gliffy, Draw.io. Мені найбільше імпонує останній — Draw.io.

Із плюсів:

• гарний набір інструментів та функцій для створення організаційних діаграм, блок-схем (флоучартів), мережевих діаграм, UML;
• зберегти проєкт можна у форматах JPG, PNG, SVG, PDF, HTML, XML;
• можливість інтеграції з Google-документами, Dropbox, OneDrive, JIRA, Confluence, Chrome та GitHub (доповнення для Confluence та JIRA Cloud платні);
• інструмент повністю безкоштовний та працює на будь-якому пристрої.

 Із мінусів:

• особливих мінусів не помітила 🙂

Також, мабуть, варто згадати інструменти для планування та аналітики проєктів. Крім MS project і тієї ж Jira з її різноманітними віджетами для репортів та можливістю створювати road maps (візуалізації цілей, послідовності завдань та результатів проєкту — прим. ред.), я б радила звернути увагу на GanttPRO.

Із плюсів:

• дуже простий та зручний інтерфейс;
• різноманітні інтеграції, зокрема й з популярними Slack та Jira;
• можливість створювати публічні посилання (статичні та динамічні), щоб ділитися ними з клієнтами, не додаючи нових користувачів до проєкту.

Із мінусів:

• немає мобільної версії.

Інструменти для особистої продуктивності

Поки завдання команди надійно зберігаються у таск-трекері, важливо не втратити та не забути про власні. Величезна кількість щоденних великих або дрібних справ навіть найвпевненішого у своїй пам’яті менеджера змусить завести власну дошку в Trello, список у Todolist, Notion або Remember the milk. Розповім про Remember the milk.

Із плюсів:

• списки завдань відображаються у вигляді вкладок, можна додавати нові списки, причому як звичайні, так і динамічні;
• дуже легко фільтрувати списки й кастомізувати завдання — наприклад, змінювати час їх виконання, періодичність, тривалість, розташування (вибравши точку на Google Maps), додавати URL-адреси та різні теги;
• списками можна ділитися з іншими користувачами та експортувати до популярних календарних програм, зокрема iCal та Google Calendar;
• нагадування про завдання приходять на пошту, що особливо зручно для повторюваних або відкладених тасків;
• дуже легко додавати завдання до списку, надіславши листа на унікальну для кожного користувача поштову адресу.

Із мінусів:

• обмеження в безкоштовній версії — наприклад, немає можливості прикріплювати файли до завдання;
• в iOS-версії завдання, створене в одному часовому поясі, при переїзді до іншого змінює час виконання.

Що ще корисного?

У якості невеликого бонусу додам список інструментів і сервісів, які виручають мене час від часу.

Loom — програма записує зі звуком відео з екрана та/або вебкамери, яке потім можна надіслати поштою або поділитися посиланням.

Canva — відмінний сервіс для створення презентацій, інформаційних буклетів, різної інфографіки тощо. Тішить велика кількість шаблонів та сучасний дизайн.

Mural — це візуальний робочий простір для спільної комунікації команд. Зручна річ, коли потрібно всім разом брейнстормити та швидко візуалізувати результати. У нашій команді ми використовуємо Mural під час сесій з підготовки беклогу продукту (грумінг-сесій) для декомпозування складних завдань, ідентифікації залежностей, для проведення ретроспектив з проєкту, а також для візуалізації прогресу та причин, з яких завдання не можуть бути взяті в роботу, на спільних для кількох команд Scrum-мітингах.

Read Aloud — розширення для браузера, яке перетворює текстовий файл на аудіо. Може стати в пригоді, якщо треба швидко ознайомитися з документом не читаючи його — наприклад, на ходу або коли ви за кермом.

Корисні ресурси для РМ в IT

Ну і насамкінець — кілька цікавих та корисних ресурсів, які рекомендую подивитися та почитати на дозвіллі.

• Котел ПМа — нотатки проєктного менеджера, який активно практикує.  
• Youtube-канал Івана Селіховкіна та його ж Telegram-канал, де він публікує свіжі новини про проєктне управління. 
• Boss better now — подкаст на тему менеджменту. 
• Youtube-канали для прокачки англійської: Rachel’s English і Simon Sinek. 

Ще більше корисних інструментів

З чим працює SMM-менеджер в агентстві

З чим працює технічний рекрутер

Як онлайн-сервіси можуть спростити віддалену роботу