Чого чекати в перші дні на новій роботі: онбординг у різних українських компаніях

Онбординг — це процес інтеграції нового співробітника в команду. Він охоплює знайомство з компанією, її культурою, процесами, адаптацію фахівця та його перші кроки на робочому місці. Цей процес відрізняється від компанії до компанії, але й має багато спільного. Розбираємось, як проходить онбординг в українських компаніях та які універсальні поради експерти дають новачкам.

Онбординг в IdeaSoft

З початком повномасштабного вторгнення ми здебільшого перейшли в онлайн, відповідно й онбординг теж проходить переважно онлайн. 

У перший день роботи новачка чекають такі зустрічі:

• HR Manager розповідає про компанію, процеси, соцпакет та організаційні моменти;
• Line Manager розповідає про команду й формат співпраці, знайомить із колегами;
• Project Manager розповідає про проєкт, його особливості, завдання та зони відповідальності новачка;
• Resource Manager розповідає про правила ведення внутрішніх систем для логування часу.

Також у перший день новачок отримує необхідну техніку та доступи до всіх потрібних ресурсів компанії.

Протягом першого тижня фахівець відвідує щоденні проєктні дзвінки та зустрічі свого департаменту, знайомиться з командою та внутрішньою документацією, налаштовує необхідні для роботи сервіси, отримує перші завдання та welcome pack від компанії на знак того, що його раді вітати в команді.

Онбординг зазвичай триває від кількох тижнів до кількох місяців, це залежить від позиції та проєкту. У цей період новачка підтримують його Line Manager, HR Manager та Project Manager проєкту, які завжди на звʼязку, надають необхідну інформацію та відповідають на всі запитання. Після випробного терміну фахівцю надсилають Trial Box, щоб відзначити його успішне завершення.

Поради фахівцям для успішного онбордингу 

• Не бійтеся звертатися за допомогою, це показує ваш інтерес і проактивність. Просіть записи, презентації чи інші доступні форми документації, щоб мати змогу повертатися до важливої інформації. 
• Спочатку більше слухайте та спостерігайте, ніж говоріть. Записуйте запитання, які виникатимуть, щоб обговорити їх під час зустрічі з керівником чи командою. 
• Якщо ви не знаєте, як користуватися інструментами, до яких надає доступ компанія, запитайте, чи є якісь внутрішні тренінги, або знайдіть ресурси, щоб розібратися самостійно.
• Важливо вміти слухати, коли ви тільки починаєте працювати, але з часом у вас напевно з’являтимуться власні ідеї. Не бійтеся озвучувати їх команді або, якщо це незручно, наодинці своєму менеджеру.  
• Визначте, що саме вам потрібно для досягнення здорового балансу між роботою та особистим життям, і встановіть свої межі на самому початку.

Онбординг у Genesis

Онбординг у Genesis може відбуватися як офлайн, так і онлайн, залежно від умов, на яких працюватиме співробітник.

У свій перший день фахівець підписує необхідні документи, отримує робочу техніку та welcome bag. HR ознайомлює новачка зі всіма політиками та надсилає чекліст із важливими контактами, каналами комунікації, службами й інформацією про випробний період. Також співробітник прослуховує презентацію про історію компанії, її цінності, внутрішні системи для роботи. Після презентації HR знайомить новачка з командою. Онлайн-онбординг також передбачає всі ці етапи, а в офлайні офіс-менеджер ще проводить співробітнику екскурсію офісом.

Основні організатори онбордингу — керівник та HR-менеджер. Керівник «занурює» в команду, допомагає розібратися з робочими завданнями, ставить цілі на період онбордингу, стежить за прогресом новачка на регулярних зустрічах. HR-менеджер забезпечує комфортну адаптацію в компанії: знайомить з історією, проєктами та культурою, допомагає оформити документи, показує, як працюють внутрішні сервіси, підтримує та відповідає на всі запитання. 

Залежно від проєкту та ситуації, у новачка також можуть бути ментор і бадді. Ментор потрібен переважно фахівцям-джуніорам: він ділиться професійними знаннями та досвідом і вчить застосовувати їх у реальних ситуаціях. Бадді — це колега, що підтримує новачка. Якщо керівник і ментор допомагають здебільшого з робочими питаннями, то завдання бадді лежить у площині неформального спілкування. 

Як правило, онбординг триває три місяці, тобто впродовж усього випробного терміну. У перший робочий тиждень працівник і менеджер узгоджують цілі на цей період.

Онбординг в appflame

Якщо ми наймаємо спеціалістів у наш київський офіс, то й онбординг проводимо в офісі, якщо на ремоут — проводимо онлайн. Є також формат гібридного онбордингу, коли присутні як співробітники з офісу, так і ті, хто на ремоуті. 

Після підписання офера ми надсилаємо новачкам анкету, на основі якої формуємо документи про співпрацю, welcome pack, замовляємо обіди в офіс та інформуємо команду про особливі потреби нового працівника (якщо це не конфіденційна інформація). 

Перший робочий день починається об 11:00 та зазвичай охоплює:

• знайомство з HR-менеджером і підписання документів про співпрацю;
• екскурсію офісом та презентацію про роботу в компанії (процедури, політики, правила тощо);
• зустріч із бухгалтером для оформлення документів;
• видачу техніки для роботи (за запитом) та welcome pack (зазвичай це блокнот, ручка, олівець, листівка із цінностями, футболка, чашка, шопер і перепустка);
• знайомство з керівником, командою, onboarding buddy та початок занурення в робочі процеси. 

Десь між усім цим завжди є час для спільного обіду з командою 🙂 

Якщо ж новачок працює віддалено, то в перший робочий день об 11:00 ми надсилаємо необхідну для початку роботи інформацію (доступи до корпоративної пошти тощо) і відповідно проводимо всі зустрічі онлайн. 

Загалом процес адаптації займає до трьох місяців і дорівнює випробному терміну, на який ставляться персональні цілі. Під час онбордингу новачків підтримують закріплені за ними:

• HR-менеджери, які на звʼязку протягом усього адаптаційного періоду й надалі для допомоги з професійними та особистими питаннями; 
• керівники, які допомагають розібратися з цілями на випробний термін та щотижня проводять відповідні чекпойнти;
• onboarding buddy, що допомагає познайомитися з культурою компанії, її цінностями, командою та процесами (як замовити обід, забронювати переговорну тощо).

Поради фахівцям для успішного онбордингу 

• Запитуйте все, що спадає на думку, навіть якщо запитання здається банальним. Це допоможе краще зрозуміти процеси, швидше адаптуватися та почуватися впевненіше.
• Уважно ознайомлюйтесь з усією наданою документацією. Це мінімізує ризик витрати додаткового часу (як вашого, так і вашої команди) на розв’язання питань, що виникають.
• Будьте відвертими й чесними з собою та командою. Адже протягом періоду адаптації обидві сторони мають переконатися, що їхні цінності збігаються і що працювати разом буде комфортно й кайфово.

Онбординг у Brainstack_

Онбординг у нас проходить як онлайн, так і офлайн, залежно від локації та бажання кандидата. Ми заохочуємо спеціалістів приходити в офіс, щоб пройти екскурсію та познайомитися з командою у неформальній атмосфері. Водночас наш онлайн-онбординг організований так само ефективно, як і офлайн.

Для комфортної адаптації онбординг поділений на чотири етапи: технічний онбординг, HR-онбординг, продуктовий онбординг і професійна адаптація. Такий підхід розвантажує ньюкамера й допомагає сприймати великий обсяг нової інформації.

Перше завдання спеціаліста — ознайомитися з технічною базою та політиками компанії. Новачка чекає ІТ-онбординг від Helpdesk-спеціаліста, який розповідає про доступи, корпоративні сервіси та програмне забезпечення і відповідає на всі питання, повʼязані з цим. Компанія забезпечує всіх спеціалістів технікою Apple. 

Далі HR-менеджер презентує цілі, проєкти, організаційну структуру, історію, корпоративну культуру, цінності та політики компанії. Після цього новачок самостійно опрацьовує HR-політики та проходить тестування, щоб закріпити інформацію. 

Потім фахівець знайомиться з менеджером та своєю командою, обговорює цілі на випробний термін і починає роботу над першими завданнями. У деяких командах є традиція особистого знайомства з найближчими колегами. Щоб новачок одразу відчув себе частиною компанії, йому дарують welcome pack (екосумка, чашка, ручка, блокнот, наліпки, пін, брелок і печиво з передбаченням). Особисто в мене чашка Brainstack_ є улюбленою та завжди стоїть на столі 🙂

Загалом адаптація триває весь випробний термін — 3 місяці. Протягом цього періоду є обовʼязкові три зустрічі для обміну зворотним звʼязком між спеціалістом, менеджером та HR (за потреби можливі додаткові зустрічі).

Поради фахівцям для успішного онбордингу 

• Будьте уважними, фіксуйте всю інформацію та структуруйте її для оптимального розуміння.
• Не бійтеся ставити запитання та уточнювати деталі.
• Виконуйте свої обовʼязки на найвищому рівні в ефективній співпраці зі своєю та іншими командами.
• Проявляйте ініціативу, беріть відповідальність, думайте на крок уперед та ширше зони своєї відповідальності для отримання кращих результатів. 
• Давайте зворотний зв’язок та пропонуйте ідеї щодо покращення наявних процесів.
• Будьте позитивно налаштованими та вірте у свій успіх разом із компанією.  

Онбординг у SoftServe

Ще до пандемії ми вирішили оцифрувати наші процеси, зокрема працевлаштування. Тому онбординг у SoftServe відбувається онлайн. Це чітко описаний процес, який поділяється на кілька етапів та офіційно завершується разом із випробним періодом, що триває три місяці.

Усі нові співробітники отримують від компанії welcome pack, а також корпоративний ноутбук. У перший день новачок реєструється на корпоративній платформі й отримує доступ до корпоративних програм. Після реєстрації відкривається дашборд, де весь процес онбордингу покроково описаний у форматі чеклістів для кожного етапу. Також у дашборді є контакти колег, з якими варто познайомитися, посилання на корисні матеріали, інформація про компанію, можливості для професійного розвитку та навчання в корпоративному SoftServe University, проєкти благодійного фонду SoftServe тощо. Далі працівник знайомиться з командою.

Упродовж першого тижня потрібно пройти тренінги з інформаційної безпеки та комунікації. Також разом із менеджером слід визначити свої цілі на період випробного періоду та почати знайомитися з проєктом і завданнями.

Упродовж перших місяців новий співробітник долучається до трьох основних онбордингових зустрічей: 1) про компанію, наші цінності, локацію, ключові сервіси тощо; 2) про професійний розвиток і можливості кар’єрного зростання; 3) про можливості навчання у SoftServe University чи на платформі Udemy. У період онбордингу менеджер проводить із новим працівником регулярні 1-1, щоб допомогти розібратися з процесами в компанії та загалом комфортно адаптуватися. 

Поради фахівцям для успішного онбордингу 

Під час онбордингу новачки ознайомлюються з великою кількістю інформації, яка необхідна для роботи й інтеграції в корпоративну культуру. Ми намагаємося зробити цей процес максимально комфортним і простим, але якщо у працівника виникають питання чи щось не вдається, то варто сміливо звертатися до свого менеджера чи колег. 

Онбординг в Uklon

Ми проводимо онбординг як онлайн, так і офлайн. Формат залежить від міста чи країни, де знаходиться ньюкамер (так ми називаємо новачків), від домовленостей на етапі співбесіди, а також від ситуації в країні на момент виходу нового члена команди.

У перший день ньюкамера чекає ряд зустрічей, про які заздалегідь повідомляє закріплений за новачком People Partner, що є другом і підтримкою протягом всього випробного терміну та подальшого життя в компанії.

Перша зустріч — власне з People Partner, який розповідає про компанію, її історію, ключові події, правила та бенефіти, а також інформує про подальші кроки. Далі — ряд зустрічей для подальшої комфортної роботи та знайомства з завданнями й інструментами. Також кожен новий колега отримує Welcome Gift на знак вітання в команді. Якщо для виконання робочих завдань необхідна техніка, компанія забезпечує всім потрібним для старту роботи.

Перший тиждень дозволяє ньюкамерам зрозуміти базові процеси та увійти в робочий ритм компанії. На них чекають: різноманітні зустрічі, знайомство з командою, отримання необхідних матеріалів, введення в проєкти, призначення ментора (іноді це сам керівник), кавабрейки, спільні обіди тощо. 

На п’ятий день People Partner надсилає опитування, щоб перевірити ознайомлення з матеріалами, корпоративними правилами та регламентами. За набрану необхідну кількість балів ньюкамер отримує внутрішню валюту — медіатори, — яку можна обміняти на корпоративні товари, промокоди тощо. На кінець першого робочого тижня планується зустріч з People Partner і менеджером для обговорення перших вражень, питань, можливих проблем, а також подальших кроків адаптації.

Онбординг має свій визначений термін для кожного рівня і може тривати від 2 до 6 місяців. Цілі на цей період визначаються та фіксуються ще на етапі співбесіди й залежать від специфіки роботи, яку буде виконувати новачок.

Поради фахівцям для успішного онбордингу 

• Залишайтеся собою, будьте впевнені у своїх знаннях та діліться досвідом. 
• Не бійтеся сказати, якщо в якійсь ситуації вам не комфортно.
• Пам’ятайте, що вам потрібен час на адаптацію, тож не вимагайте від себе забагато. 
• Пізнавайте компанію та вайб команди, будьте уважними, відповідальними та дотримуватись рекомендацій і правил компанії. 
• Знайомтеся з колегами та налагоджуйте контакти. Рекомендую це робити на івентах, якщо такі проходять в компанії: у неробочій атмосфері більше шансів дізнатися про хобі, цікавинки, спільні захоплення та інтереси колег. 
• Знайте, що ви завжди можете звернутися за підтримкою до свого People Partner або бадді, якщо такий є в компанії. 
• Не забувайте балансувати між роботою та відпочинком.

Читайте також

Як адаптуватися на новій роботі та успішно пройти випробувальний термін

Бадді, коуч і ментор: як вони сприяють адаптації та розвитку фахівця

Як заслужити довіру на новій роботі й отримати більше автономії?