Онбординг у воєнний час: як допомогти новачкам адаптуватися

Від успішної адаптації (онбордингу) новачка в команді залежить, затримається він у компанії чи звільниться протягом першого року. Це завжди був відповідальний етап, а під час війни й поготів — адже пошук нових співробітників зараз коштує недешево. Як онбордити так, щоб новачки лишалися з вами надовго, розповідає Віка Шевчук, HR People Partner в ІТ-компанії Boosta.

Попри повномасштабну війну, бізнес в Україні не зупинився: він продовжує працювати й розвиватися та потребує для цього робочої сили. Пошук нових спеціалістів поки залишається дорогою розкішшю, тож компанії стали ще прискіпливіше ставитися до онбордингу, аби якомога більше новачків пройшли випробувальний термін і залишились у команді надовго.   

Я маю досвід успішної адаптації понад 40 людей з початку повномасштабної війни. У цій статті я розповім, які HR-практики працюють у воєнний час, та поділюся алгоритмом онбордингу в нашій компанії. 

Найперше — ревізія HR-політик компанії 

Війна вплинула на більшість процесів і політик всередині будь-якої організації. І сьогодні в інтересах бізнесу — попіклуватися про оновлення політик завчасно, адже виправляти помилки завжди важче, ніж їх попередити.

Для початку пригадайте, що найбільше хвилювало вас самих у контексті роботи з початку активної фази війни, потім підніміть усі звернення колег, спірні ситуації тощо. Виділіть собі один-два тижні на скринінг усіх політик компанії та їх адаптацію під нові реалії воєнного часу. Про всі зміни не забувайте відразу інформувати працівників у спільних каналах комунікації. 

Boosta
Київ , Україна

Boosta

Boosta — міжнародна IT-компанія, що створює digital-бізнеси.

К-сть фахівців: 600+

Київ, Україна

Я рекомендую звертати увагу також і на запити загального характеру від колег, тобто ті, що не стосуються безпосередньо роботи в компанії. Наприклад, для нашої команди виявилась актуальною інформація про мобілізацію, евакуацію та проживання за кордоном. Тож ми вирішили не чекати напливу запитів, а спільно з юристами підготували детальний гайд із правилами та рекомендаціями.

Для новачків усі необхідні на час випробувального терміну політики рекомендую об’єднати в одному місці. Я маю на увазі не платформу, де треба ще шукати необхідний розділ, а завчасно підготовлений перелік важливих посилань. Для нас найкраще спрацював формат Telegram-бота, де зібрана з посиланнями вся інформація про політики компанії, коворкінги та офіси, варіанти матеріальної та нематеріальної допомоги співробітникам тощо.

Онбординг під час війни: головні принципи

Онлайн у пріоритеті

Основне правило онбордингу воєнного часу — це забезпечення комфортної адаптації та оперативної підтримки в онлайн-форматі. Якщо ваша компанія працює з 2020 року чи раніше, це точно не стане для вас проблемою, адже пандемія Covid-19 вже перевела більшість HR-процесів у віддалений формат. 

А от чого точно не варто робити у воєнні часи, то це наполягати на особистій присутності в офісі на будь-якому етапі адаптації. Людина може погодитися, щоб вам не відмовляти, але якщо вона морально не готова виїжджати в місто, її підвищена тривожність може негативно вплинути на якість та ефективність роботи. Тож краще дайте можливість новачку працювати онлайн. Якщо ж присутність в офісі для вас — принципове питання, попередьте про це кандидата ще на етапі співбесід та потурбуйтесь про безпечне укриття для працівників на час повітряних тривог.

Турбота про безпеку й умови роботи

Ще одне обов’язкове правило онбордингу під час війни — піклування про безпеку команди. Звісно, бути в курсі того, де живуть / працюють працівники та чи мають доступ до необхідних комунікацій, важливо не лише під час онбордингу, а й надалі. Це потрібно, щоб враховувати всі нюанси при плануванні робочого навантаження людини та вчасно надавати їй необхідну допомогу. Регулярно перевіряти безпековий статус новачка може як HR-менеджер, так і його тимлід. 

Одне з головних питань у цьому контексті — локація людини. Її варто з’ясувати ще на етапі найму, це допоможе вам оцінити можливі ризики, потенційні часові та фінансові витрати на транспортування необхідної техніки, різницю в часі тощо. Між іншим, про техніку: для ІТ-сфери це не новина, проте все ж зазначу, що забезпечити новачка технікою під час воєнних подій — обов’язок компанії. 

Також з’ясуйте ще під час рекрутингу, чи планує людина переїжджати. Якщо планує, а у вас є програма з надання тимчасового житла — одразу проінформуйте про це кандидата. До речі, якщо плануєте допомагати команді з житлом за кордоном або в Україні, потурбуйтеся про pet-friendly локації, адже більшість людей, які евакуюються, мають проблему саме з цим аспектом пошуку житла. 

Допомога у розв’язанні особистих проблем

Не варто абстрагуватися від особистих проблем працівника, якщо він готовий ними ділитися, адже особистий добробут також впливає на продуктивність. Допомагаючи людині, ви підвищите рівень її лояльності. Тим паче що у вас, можливо, вже є досвід вирішення схожих запитів і вам є що порадити. Наприклад, якщо людині некомфортно працювати вдома через велику кількість людей в помешканні, можна запропонувати їй місце в коворкінгу з компенсацією оренди або забезпечити доступ до офісу. Якщо у працівника є діти, а він за кордоном і не може знайти няню, садочок чи школу, можна сконтактувати його з колегами, які вже пройшли цей шлях і можуть поділитися досвідом. 

Емпатія та психологічна підтримка

З огляду на мій досвід, найбільше труднощів у новачків виникає саме на психологічному фронті. Зміна роботи може бути стресом і у звичайний час, що вже казати про воєнний. Люди тривожаться через події в країні, багато хто вимушено покинув житло й опинився далеко від рідних і друзів… А тут ще й адаптація на новій роботі. Тож не варто забувати про емпатію. Це стосується не лише рекрутера та HR-спеціаліста, але й безпосереднього менеджера новачка, його ментора та колег. Аби всі були в одному інфополі, ейчару варто поінформувати команду про безпековий статус нового фахівця та його потреби. 

Якщо у вас під час онбордингу немає можливості спілкуватися з новачком щотижня, є інструмент, здатний допомогти відстежувати його психологічний стан — mental care check up. У нас він має вигляд опитувальника, що має на меті з’ясувати задоволеність work-life балансом, рівень стресу та фактори, які можуть заважати продуктивній роботі працівника. Результати отримують тимлід і HR-менеджер, які за потреби приймають рішення про допомогу. 

Ейчару також варто бути на зв’язку з безпосереднім керівником новачка й запитувати про фідбек щодо адаптації. Якщо менеджеру через стрес чи емоційне навантаження не вдається ефективно й екологічно інтегрувати нову людину в команду, ці обов’язки варто передати або розділити з кимось. Такою людиною може стати ментор — досвідчений співробітник, який супроводжуватиме новачка під час випробувального періоду. 

Як проходить онбординг у Boosta

Робота новачка в компанії завжди починається з welcome-зустрічі з HR-спеціалістом, яка проходить онлайн (звісно, якщо людина не забажала приїхати в офіс). Про що ми повідомляємо новому колезі під час зустрічі-знайомства?

• Про графік роботи та ставлення до повітряних тривог. Ми працюємо повний робочий день, але за гнучким графіком, який можна підлаштовувати під свої потреби. А отже, інформуємо, що підтримуємо необхідність піти в укриття під час повітряної тривоги, навіть якщо для цього потрібно зробити паузу в роботі чи зустрічі. Звісно, це стосується людей, які працюють в Україні.
• Про бажану швидкість комунікації. Варто повідомити новачку, чи маєте ви побажання, в який проміжок часу він має відповідати на запити й повідомлення колег, та як це буде корелювати з повітряними тривогами.
• Про відпустки й лікарняні. Зауважте, що зараз не в усіх областях України є можливість вільно відвідувати сімейних лікарів, щоб оформити лікарняний лист. Тож якщо новачок знаходиться саме в такому місці, варто проговорити альтернативні варіанти оформлення лікарняного.

Одразу після цього новачка додають в усі потрібні чати та знайомлять із колегами. Здебільшого це теж зона відповідальності ейчара, проте бажано, щоб тимлід зі свого боку приділив час на регулярній робочій зустрічі або організував окрему неформальну онлайн-розмову для кращого знайомства новачка з командою.

Перші 3 місяці роботи — найбільш наповнені питаннями, тож під час першої зустрічі обов’язково покажіть новому колезі, що відкриті для комунікації та готові надавати будь-яку допомогу. Також раджу відразу зібрати в одному місці всю необхідну на перший час інформацію (доступи, інструкції тощо), корисні контакти (HR, системний адміністратор, офіс-менеджер, бухгалтер, тимлід тощо) та з яких питань до них можна звертатися.

Далі протягом випробувального періоду на новачка чекають наступні зустрічі.

• Зустріч із тимлідом. Призначається на третій день, бо перші два дні адаптації ми присвячуємо знайомству з процесами, структурою, інструментами та внутрішньою культурою компанії. На цій зустрічі тимлід з новачком обговорюють формат роботи, задачі, основні цілі на випробувальний термін та показники, за якими буде визначатися ефективність роботи.
• Tea Time. Зустріч з HR після перших двох тижнів роботи для обговорення статусу безпеки, перших вражень та питань, з якими необхідна допомога. Така зустріч має неформальний характер та слугує для новачка приводом поділитися будь-якими запитами чи переживаннями.
• Measuring Pulse. Зустріч з HR за півтора місяця випробувального терміну для з’ясування прогресу новачка в досягненні цілей та проходженні випробувального терміну загалом. 
• Probation Period Closure. Зустріч з HR та тимлідом після закінчення випробувального терміну стосується результатів, перспектив та умов подальшої співпраці працівника з компанією.
• Опціональні зустрічі. Окрім обов’язкових зустрічей, новачок може за запитом додатково спілкуватись як із тимлідом, так із HR-спеціалістом. Зверніть увагу:  іноді новачкам може бути незручно турбувати свого тимліда, тож бажано заздалегідь організувати для них регулярні зустрічі, щоб у кожного була можливість поділитися очікуваннями, запитаннями та побажаннями до співпраці. 

Загалом, як бачите, адаптація нових працівників під час воєнного стану мало чим відрізняється від звичайної, якщо ви встигли перелаштуватися на онлайн під час пандемії. З іншого боку, дещо таки змінилося: зараз важливо приділяти особливу увагу психічному здоров’ю, стресостійкості та безпеці команди. А отже, сьогодні як ніколи потрібно йти назустріч новим працівникам, завчасно передбачувати їхні запити, бути емпатичним, ініціативним та готовим допомагати — і не лише в робочих питаннях. 

Читайте також

Як шукати роботу під час війни: поради кар’єрної консультантки

Як українська IT-індустрія адаптується до умов війни

Внутрішні комунікації під час війни: як налаштувати команду на продуктивну роботу