7 шагов успешной автоматизации HR-процессов

Рано или поздно автоматизация HR-процессов произойдет во всех компаниях, утверждает Майк Притула, HR Ambassador PeopleForce и основатель Mike Pritula Talent Academy. В статье эксперт советует, какую систему выбрать для автоматизации и с чего начинать.

Современный мир тотальной цифровизации и мобильных устройств поставил HR в не очень удобный шпагат. С одной стороны сотрудники, которые привыкли пользоваться удобными приложениями и все свои вопросы в жизни решать через телефон. А с другой — суровый бизнес, который пока не совсем понимает ценность автоматизации HR-процессов. Это та боль, о которой постоянно рассказывают студенты моих онлайн-вебинаров.

Чуть проще жизнь у HR из мира IT, где понимание необходимости автоматизации, можно сказать, зашито в культуру и модель бизнеса.

7 шагов автоматизации

Так или иначе, а автоматизация HR-процессов ждет все компании, как когда-то произошло с автоматизацией учета (1С, SAP), работы с клиентами (CRM), задач и проектов (Jira, Trello, Asana), общения (Slack, MS Teams, Telegram).

Я автоматизировал HR-процессы в двух компаниях и дважды проходил полный путь от сбора потребностей до выбора провайдера решений. А также самый сложный этап — обучение сотрудников работе с системами, чтобы они прижились. И хочу поделиться 7 советами, как это сделать лучше всего.

Шаг 1. Признайте, что это неизбежно

Всей компанией. Донесите до каждого, что это прогресс и по-другому в будущем не будет. Напомните им, как Youtube заменил телевизор, приложение заменило банк, чат — дисковый телефон, Spotify — полку с кассетами.

Шаг 2. Ищите одно решение для всех задач

Когда я автоматизировал HR, достойных систем, как PeopleForce, тогда не было. Мне приходилось брать набор из 3-5 разных решений и затем синхронизировать их друг с другом. Это неудобно прежде всего сотрудникам, которые должны помнить, куда заходить и что там делать. Я бы рекомендовал с помощью бесплатного пробного периода протестировать систему  и убедиться: будущее — за универсальными системами. 

Шаг 3. Выбирайте доступные локальные решения

Конечно, в мире есть такие монстры как Workday, BambooHR, SageHR, которые стоят 5-10$ за человека и часто не имеют интерфейса на русском или украинском языках. Но зачем вам эти решения, если уже есть локальные игроки с предложениями по цене 1-3$ за пользователя в месяц, с нужными языками, локальной поддержкой и частыми обновлениями?

Шаг 4. Оценивайте гибкость системы

Многие HRM-системы сделаны мультяшно красиво, с отличной подборкой иконок и цветов. Но при этом им не хватает скорости, функциональности и гибкости. Например, одна из наиболее визуально красивых — HiBob — банально тормозит на топовом «маке» в браузере. Хотя «рюшечек» там много.

Выбирайте систему, которую можно настроить под ваши задачи и потребности. И чем больше настроек в ней будет, тем лучше.

Шаг 5. Начинайте с OKR

Да, именно с него. Хотя многие советуют сначала автоматизировать процессы отпусков или рекрутинга, но это не так эффективно.

Да, систему автоматизации отпусков внедрить проще и быстрее. Да, люди будут рады избавиться от анкет и похода в отдел кадров. Да, рекрутинг-система упростит взаимодействие рекрутеров и нанимающих менеджеров. Но бизнес эффект ощутит не сразу.

А вот OKR — это одна из самых полезных систем управления компанией. И ее внедрение дает самый большой рост продуктивности бизнеса. Но без специального софта ее запустить невозможно.

Шаг 6. Не заставляйте

Не все сотрудники в тех компаниях, где я внедрял автоматизацию, сразу захотели работать в системе. Но мы и не заставляли. А потом количество активных пользователей само по себе начало расти. Сработали отзывы коллег, а часть тех, кто упорствовал в своем нежелании, как оказалось, давно планировали уволиться — в итоге они ушли. Давление на них было бы лишним.

Шаг 7. Оценивайте приверженность разработчика продукту, а не маркетингу

Некоторые разработчики систем настолько заигрываются в маркетинг, что начинают забывать о продукте. Детально изучите несколько последних обновлений, запросите список планируемых разработок, чтобы понимать, что вас ждет. Соберите рекомендации от текущих пользователей системы.

Вместо заключения процитирую китайскую мудрость: «Делай сегодня то, что другие не хотят, — завтра будешь жить так, как другие не могут»

Читайте также

Не только оформить отпуск: 8 проблем, которые может решить HR

Как HR-у построить карьеру за границей: опыт Олеси Кирильчук

От бумажных листовок до бизнес-партнерства: эволюция HR-процессов в EPAM